Корпоративное обучение в Грузии

Клиент: Международная инвестиционная компания

Направление: Грузия

Размер группы: 80 участников

Формат: Корпоративное обучение и incentive-поездка

Международный производитель профессиональных стоматологических продуктов и технологий проводил в Тбилиси двухдневный конгресс для стоматологов, деловых партнеров, приглашенных спикеров и продуктовых команд.

В программе были лекции по нескольким направлениям стоматологии, практические мастер-классы, выставка продукции, презентация нового продукта и вечернее мероприятие.

Особенность проекта

Несколько частей конгресса проходили одновременно. Участники перемещались между регистрацией, лекционными залами, практическими сессиями, выставкой и зонами питания. Спикеры, переводчики и технические специалисты при этом работали по отдельным расписаниям.

Выставочную зону нужно было полностью подготовить до открытия регистрации. Спикеры прилетали разными рейсами: для каждого требовались трансфер, размещение и время для технического прогона накануне конгресса.

На сессиях использовалось несколько языковых пар. В отдельных залах одновременно работали два переводчика, а их расписание зависело от параллельных выступлений и переходов между помещениями.

Регистрация 350 участников начиналась рано утром. Бейджи, браслеты, печатные материалы и 500 брендированных блокнотов нужно было подготовить заранее, чтобы очереди не задержали открытие программы.

Что получилось

Площадку организовали так, чтобы 350 участников могли пройти регистрацию, получить материалы, перейти в нужные залы, посетить выставку и вернуться на следующие сессии без очередей и задержек. Параллельные лекции, мастер-классы, питание и работа выставочной зоны шли по одному расписанию.

Технический прогон накануне позволил заранее проверить презентации, оборудование и демонстрацию в реальном времени. Для спикеров подготовили индивидуальные графики с учётом прилётов, выступлений и трансферов, а переводчиков распределили по залам и языковым парам.

Во время конгресса команда клиента занималась научной программой, спикерами и участниками. Работу отеля, технических специалистов, переводчиков, регистрации, кейтеринга и транспорта координировала наша компания. Гала-ужин и программа для гостей со свободным временем были встроены в общее расписание и не мешали основной части мероприятия.

Услуги в проекте

координация конгрессной площадки;
лекционные залы и помещения для практических сессий;
выставочная зона;
регистрация участников;
бейджи, браслеты и печатные материалы;
изготовление 500 брендированных блокнотов;
размещение и трансферы спикеров;
технический прогон и проверка презентаций;
перевод на параллельных сессиях;
кофе-брейки, обед и вечерний прием;
организация гала-ужина;
групповой и индивидуальный транспорт;
программа по Тбилиси для спикеров и гостей;
гиды и локальное сопровождение;
координация поставщиков во время конгресса.

Планируете похожую корпоративную поездку?

Конгресс с параллельными сессиями, международными спикерами, переводом и выставкой продукции — это значительно больше, чем бронирование площадки.

Вокруг Света может связать travel-часть с программой мероприятия и стать единым контактным лицом для отеля, транспорта, переводчиков и других локальных поставщиков.

Обсудить проект

*в соответствии с NDA мы не можем указать название компании